Elke dag worden 183 miljard e-mails verstuurd naar de wereld. We zullen je vertellen hoe je ervoor kunt zorgen dat je brief niet verloren gaat in de algemene mis. En zodat de ontvanger hem niet alleen niet naar de basket stuurde, maar ook positief reageerde op hem. De regels voor het schrijven van een zakelijke brief zijn voor iedereen nuttig. Zonder uitzondering. HOE MOET DE BRIEF WORDEN BEGONNEN?
Het is noodzakelijk om van oudsher te beginnen: "Beste Ivan Sergeevich, hallo!" Er was een geval waarin een groot bedrijf in zijn correspondentie de klassieke oproep "Beste" tot "Beste" veranderde. En hoewel, naar het schijnt, emotioneel de aantrekkingskracht warmer werd, waren de partners alert. Gebruik in geen geval de uitdrukking "Goede tijd van de dag" als een groet - ten eerste, niemand praat in het leven, en ten tweede kan je de indruk krijgen dat het je niet uitmaakt wanneer de brief wordt ontvangen.
KAN IK GEBRUIKEN IN BRIEVEN VAN SMILE?
Als de brief is gericht aan een onbekende en van zakelijke aard is, kunnen smileys een gevoel van bekendheid bij de geadresseerde creëren. In informele brieven aan collega's zijn smileys niet verboden. Als er echter informatie in de brief staat die de CEO van uw bedrijf op een dag misschien nodig heeft, bedenk dan of u het lachend haakje wilt laten opvallen?
HOE GEEN NEGATIEVE EMOTIES TOE TE KENNEN OM DE TONE OF LETTERS TE BEÏNVLOEDEN?
Wanneer je niet tevreden bent met iets, maar de relatie met de schuldige niet wilt verbreken met het verschijnen van negatieve emoties, maar een constructieve dialoog met hem gaat voeren, stuur de brief dan niet onmiddellijk. Laten we de tekst voorlezen aan een collega die niet betrokken is bij het conflict, of hem later verzenden als je een neutrale brief kunt schrijven.
WELKE GEVALLEN MOET JE DE LETTERS OPGEVEN?
Een brief moet altijd een thema hebben. Dit geeft het statusbericht en bespaart vaak tegen spam. Het onderwerp moet kort en uitgebreid zijn om naar u te verwijzen of naar het onderwerp van uw samenwerking met de geadresseerde. Als u bijvoorbeeld een klant op een conferentie, forum of tentoonstelling hebt ontmoet, is het logisch om aan te nemen dat er veel letters in zijn box staan met het onderwerp 'aanbieden' of 'samenwerken'. Herinner hem daarom beter uw naam of bedrijfsnaam. En als u het al lang weet, geef dan in het onderwerp van de brief het onderwerp van teamwork of de gelegenheid van correspondentie: "de kwestie van ...", "opmerking over ..."
IS HET WAARDIG OM VAN OFFICIËLE TAAL NAAR OFFICIËLE TE GAAN?
Als u een brief hebt ontvangen die is geschreven in een strikte zakelijke toon, moet u deze op dezelfde manier beantwoorden. Verwaarlozing deze regel van het schrijven van een zakelijke brief zou niet moeten zijn.
De ervaring leert dat de overgang van een formele taal naar een informele in zakelijke correspondentie vaak tot een inefficiënte interactie leidt. Het zal voor u moeilijk zijn om zakelijke aangelegenheden te bespreken en partners aan te moedigen om aan hun verplichtingen te voldoen als uw communicatie met hen vriendelijk is geworden. De officiële taal helpt om afstand te houden en problemen effectief op te lossen. Formele stijl helpt om in de eerste plaats correct te zijn in hun eigen uitspraken, wat leidt tot betere resultaten.
IS ER EEN METHODE OM DE ADRES SNEL TE STREVEN OM HET ANTWOORD TE STUREN?
In plaats van 'dringend' of 'prompt' in het onderwerp te schrijven, is het beter om in de tekst van de brief het exacte tijdsbestek op te geven waarin u een antwoord wilt ontvangen. Bijvoorbeeld: "Ik vraag u om te antwoorden tot een dergelijke datum" of "Ik verzoek u dringend om uw beslissing uiterlijk op deze datum te melden. Probeer het proces niet te versnellen door de geadresseerde te vragen het antwoord te verwachten: "Ik hoop op uw toestemming" of "Ik smeek u om bevestigend te antwoorden." Geef de persoon de gelegenheid om voor zichzelf te denken.
GEBRUIK IN ELK GEVAL HET BELANGRIJKE BELANGRIJK?
Deze tool moet alleen worden gebruikt als de in de brief vermelde zaak echt urgent en belangrijk is, niet alleen voor u, maar ook voor uw geadresseerde. Denk je dat alle zaken zo zijn? Markeer al uw internetbrieven met rode vlaggen en uitroeptekens - fout. Denk aan het sprookje over een haan en een wolf: wanneer je echt een brief nodig hebt om onmiddellijk gelezen te worden, wordt deze genegeerd.
HOE CORRECTE SCHRIFTEN TE SCHRIJVEN WAARIN DE FOUT BEVAT?
Als u wordt gedwongen iets te weigeren, start het bericht dan niet met een foutmelding. Beschrijf in het kort de redenen voor uw beslissing en maak duidelijk dat het onder bepaalde omstandigheden mogelijk is om terug te komen op de kwestie. Bedankt voor de interesse die u wordt getoond, spreek spijt uit over een dergelijke uitkomst van de zaak en rond de brief af met een positieve noot, bijvoorbeeld: "Ik wens succes".
WAT TE DOEN ALS DE BRIEF TE LANG IS?
Structureer de tekst, breek hem in hoofdstukken, paragrafen, paragrafen - anders is het lange bericht moeilijk waar te nemen. Als de informatie wordt gegeven door één doorlopend stuk, dan begint de persoon op de tweede regel zijn interesse erin te verliezen. De ideale formule voor het samenstellen van grote internetbrieven ziet er als volgt uit: één gedachte is één alinea. Het is ook belangrijk om complexe zinnen en wazige zinnen te vermijden. Om snel op uw brief te reageren, moet een persoon vanaf het allereerste moment kunnen begrijpen wat hij echt van hem wil.
HOE IS HET BETER OM IN TE SCHRIJVEN?
Beantwoording van de brief is voldoende om uiteindelijk uw voor- en achternaam aan te geven. Als u correspondentie start, geef dan naast uw positie en telefoonnummer ook contact op. Gebruik aan het begin van de brief de oproep "Beste ...", eindig niet met de zin "Hoogachtend". Schrijf: "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groeten". Krijg verschillende soorten handtekeningen in de mailer en gebruik deze afhankelijk van de situatie.
OP HET DORP GRANDFATHER.
• Volgens het onderzoeksbureau Radicati Group worden dagelijks 183 miljard internetbrieven verstuurd, dat wil zeggen meer dan 2 miljoen brieven per seconde.
• Kaspersky Lab, een bekende fabrikant van antispamsystemen, schat dat 80% van alle e-mails die per dag worden verzonden, spam is.
• Volgens het Gallup Media-agentschap controleren bijna 70 miljoen geregistreerde gebruikers van het mail.ru-mailsysteem dagelijks hun mailbox.
• Meestal wordt spam verstuurd vanuit de VS, Rusland en Polen.
• De meest voorkomende onderwerpen van ongeautoriseerde advertenties, die per post worden verzonden, zijn medicijnen en kennissen.